La “Mochila de la Vida” de tu empresa: el kit jurídico que toda sociedad debe tener listo antes de la emergencia.

hace 1 día

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En este boletín le compartimos algunas recomendaciones del Kit jurídico de información corporativa que debemos tener dentro de la Mochila de Emergencia.

En los últimos días, ha adquirido notoriedad en el ámbito internacional la recomendación emitida por diversas autoridades gubernamentales respecto de la preparación de una denominada “mochila de emergencia”^[1], como medida preventiva ante posibles situaciones de contingencia. Esta consiste en un kit integrado por agua, alimentos, medicamentos y artículos de primera necesidad, cuyo propósito es permitir que las personas y sus familias puedan atender sus necesidades básicas y mantenerse en condiciones de autosuficiencia durante las primeras 72 horas de una situación crítica.

Esta recomendación ha sido promovida por distintos gobiernos y organismos internacionales, entre los que destacan la Unión Europea, Francia, Países Bajos, Irlanda, Canadá, México, Colombia, Ecuador, Chile, Perú, Israel e Indonesia, entre otros. Entre los posibles escenarios que motivan estas medidas se encuentran los apagones, los desastres naturales, los ciberataques y las tensiones geopolíticas.

Ahora bien, desde la óptica corporativa, la pregunta relevante es otra: ¿Tiene su empresa su propia “mochila de emergencia”? Una sociedad mercantil también enfrenta emergencias: el fallecimiento o incapacidad del Administrador Único/Gerente Administrador/Socio Administrador/Gerente General., ya nos pasó en Pandemia COVID-19, empresas que quedaron verdaderamente acéfalas y que hoy ante las diversas recomendaciones, es necesario tomar cartas en el asunto.

Por esta razón, te presentamos seis elementos esenciales que toda sociedad debe integrar y mantener actualizados para contar con su propia “mochila de emergencia corporativa”.

1. Documentos constitutivos inscritos. Estos serán principalmente la identificación de la empresa. Como ya es sabido las sociedades se constituyen ante fedatario público y sus modificaciones deben constar en la misma forma. La inscripción en el Registro Público de Comercio es de suma importancia pues otorga publicidad a las actuaciones.

2. Libros sociales al día. Estos serán el botiquín de nuestro kit, pues permiten llevar un registro ordenado de las decisiones y acuerdos adoptados por los socios. Las actas de asamblea deben asentarse en el libro correspondiente y cumplir con las formalidades legales; cuando no sea posible, deberán protocolizarse. Asimismo, las actas de asambleas extraordinarias deberán protocolizarse e inscribirse en el Registro Público de Comercio, conforme al artículo 194 de la Ley General de Sociedades Mercantiles^[2].

3. Registro de acciones o libro de socios. Esta será la lista de contactos de emergencia, pues permite identificar quiénes forman parte de la sociedad y qué participación tiene cada uno. En las sociedades anónimas, permite conocer quiénes son los accionistas, mientras que en las sociedades de responsabilidad limitada identifica a los socios y los cambios en su participación. Por ello, es importante mantenerlo actualizado y realizar los avisos correspondientes ante la Secretaría de Economía (PSM). Además, los administradores son responsables de que estos registros existan y contengan información correcta, conforme al artículo 73 de la Ley General de Sociedades Mercantiles^[3].

4. Títulos accionarios actualizados. Estos serán los documentos de identidad del accionista, ya que sirven para acreditar que una persona (Física o moral) forma parte de una sociedad y permiten conocer cuántas acciones/partes sociales tiene y qué participación representa dentro de ella. Por esta razón, es importante que se encuentren debidamente expedidos y actualizados. Conforme al artículo 124 de la Ley General de Sociedades Mercantiles^[4], deben emitirse dentro del año siguiente a la constitución de la sociedad o a la formalización de un aumento de capital. Estos documentos deben incluir los datos del accionista, la sociedad y las acciones que le corresponden, así como la firma de los administradores.

5. Publicaciones en el PSM. Estas serán el aviso oportuno, pues permiten informar a los socios y terceros sobre decisiones y actos importantes de la sociedad. Estas publicaciones se realizan a través del sistema electrónico de la Secretaría de Economía, Publicaciones de Sociedades Mercasntiles (PSM)^[5] y surten efectos a partir del día siguiente. Entre ellas se encuentran las convocatorias a asamblea, los avisos de reducción o aumento de capital y los acuerdos de fusión o escisión. Es importante cumplir con estas obligaciones, ya que una convocatoria que no respete los requisitos legales puede ocasionar la nulidad de las resoluciones.

6. Respaldo documental. Esta será la copia de seguridad. Este apartado representa la copia de seguridad de nuestro kit, pues consiste en conservar y proteger la documentación importante de la sociedad. Todo empresario tiene la obligación de mantener sus libros, registros y documentos, así como los originales de aquellos que acrediten contratos y compromisos, durante un plazo mínimo de diez años. Esta conservación puede realizarse de manera física o digital, siempre que se cumpla con la normativa aplicable, como la NOM-151-SCFI-2016^[6].

Una sociedad preparada es una sociedad protegida. Contar con una mochila de emergencia corporativa no debe considerarse únicamente una obligación legal, sino una medida preventiva que permite a las empresas enfrentar imprevistos, proteger sus intereses y dar continuidad a sus operaciones.

En Consultores y Auditores Jurídicos de Baja California S.C. estamos comprometidos con brindarle asesoría y acompañamiento jurídico para integrar, revisar y mantener en orden su documentación corporativa. Le invitamos a preparar la mochila de emergencia corporativa de su empresa y a acercarse a nosotros para recibir la orientación necesaria.