En este artículo explicamos algunos aspectos relevantes a considerar del porqué las Asambleas anuales NO son exclusivas de las Sociedades Mercantiles., desde luego no puede dejar de dar lectura a las recomendaciones prácticas.
Estimado Lector.
El día de hoy queremos hablarte de un tema de gran relevancia, y que en estos días ha resultado como consulta de algunos de nuestros clientes derivado de la campaña que hemos iniciado desde el mes de enero en pro de una cultura de celebración de asambleas presenciales, con inclusión de aspectos normativos de novedad como la celebración de asambleas a través de medios electrónicos, y a los que hemos compartido información referente a las asambleas anuales.
Como ya te hemos hecho saber a través de nuestros distintos artículos, en los términos del artículo 181 de la Ley General de Sociedades Mercantiles[1], estamos en vísperas de las asambleas ordinarias anuales, las cuales se deben reunir por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social, es decir en el mes de abril, y se ocupará de discutir, y en su caso aprobar o modificar el informe de los administradores a que se refiere el enunciado general del artículo 172 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas. Asimismo, en su caso, nombrar al administrador o consejo de administración y a los comisarios, y determinar los emolumentos correspondientes a los administradores y comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos.
Ahora bien, lo anterior es una disposición que se establece expresamente para las sociedades anónimas, por lo que es válido cuestionar si en realidad es una obligación para otras sociedades, como las sociedades de responsabilidad limitada o inclusive las sociedades y asociaciones civiles. En el caso de las sociedades de responsabilidad limitada, el artículo 80 de la Ley General de Sociedades Mercantiles establece que las asambleas se reunirán en el domicilio social, por lo menos una vez al año, en la época fijada en el contrato social, es decir a diferencia de las sociedades anónimas la ley por sí misma no les establece un plazo específico, sin embargo de forma regular, los estatutos sociales establecerán que dicha asamblea deberá efectuarse en los primeros tres o cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social, es decir entre los meses de marzo y abril.
Llegados a este punto, también es válido preguntarse, ¿Las asambleas anuales son una obligación exclusiva de las sociedades mercantiles? En este caso, nos ilustraremos con el Código Civil Federal[2], y dependerá de la entidad federativa en la que se haya constituido la asociación o sociedad civil para determinar su artículo correlativo. En el artículo 2674 del Código Civil Federal se establece que el poder supremo de las asociaciones reside en la asamblea general. Por su parte el artículo 2676 del mismo ordenamiento establece que la asamblea general resolverá sobre la admisión y exclusión de los asociados; sobre la disolución anticipada de la asociación o sobre su prórroga por más tiempo del fijado en los estatutos; sobre el nombramiento de director o directores cuando no hayan sido nombrados en la escritura constitutiva; sobre la revocación de los nombramientos hechos; y sobre los demás asuntos que le encomienden los estatutos. Consecuentemente, el artículo 2683 del Código Civil Federal refiere que los socios tienen derecho de vigilar que las cuotas se dediquen al fin que se propone la asociación y con ese objeto pueden examinar los libros de contabilidad y documentos respectivos. Es decir, se conjugan las obligaciones de rendición de cuentas, y los derechos de conocer el estado de la administración y dirección de la entidad social, siendo estos los elementos esenciales de una asamblea anual; un ejercicio de transparencia para los integrantes de las sociedades y asociaciones civiles. Particularmente, el artículo 2718 del Código Civil Federal nos indica que el socio o los socios administradores están obligados a rendir cuentas siempre que lo pida la mayoría de los socios, aun cuando no sea la época fijada en el contrato de sociedad.
Por otro lado, si bien es cierto el Código Civil Federal no establece un plazo determinado para llevar a cabo los ejercicios de rendición de cuentas por medio de asambleas anuales, lo cierto es que, sí refiere que la época quedará fijada en los estatutos sociales, por lo que resulta indispensable tener identificada tal cláusula en los estatutos de una asociación o sociedad civil, en donde muy probablemente se establezca que la asamblea anual de socios o asociados se llevará a cabo en los primeros tres o cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social, es decir entre los meses de marzo y abril. En ese orden de ideas, si el contrato social no lo indica así, es recomendable para aquellos socios o asociados que lleven a su cargo la administración o dirección de una sociedad o asociación civil, que efectivamente lleven a cabo este ejercicio de rendición de cuentas y transparencia a los socios o asociados. Se deberá convocar a la asamblea en los términos pactados en los estatutos, y entre los puntos del orden del día deberán estar la presentación, y lectura de los estados financieros y del informe del administrador o director sobre las actividades de la sociedad o asociación por el ejercicio comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del año anterior, es decir del ejercicio social que acaba de concluir, así como discusión del mismo y, en su caso aprobación, y la ratificación o nombramiento del administrador o director para el ejercicio social presente, así como la determinación de su garantía y emolumentos, en su caso.
En Consultores y Auditores Jurídicos de Baja California, S.C., te recomendamos que el informe del órgano de administración o dirección contenga cuando menos lo siguiente:
· Un apartado del informe sobre la marcha de la sociedad o asociación en el ejercicio, así como sobre las políticas seguidas, y sobre los principales proyectos existentes en la sociedad o asociación.
· Un apartado del informe en que se declara y explica las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera, así como un apartado del informe con un estado que muestra la situación financiera de la sociedad o asociación a la fecha de cierre del ejercicio, y un apartado del informe con un estado que muestra los cambios en la situación financiera durante el ejercicio.
· Un apartado del informe con un estado que muestra, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad o asociación durante el ejercicio.
· Un apartado del informe con un estado que muestra los cambios en las partidas que integran el patrimonio de la sociedad o asociación, acaecidos durante el ejercicio social que ha concluido.
· Asimismo, es recomendable aplicar razones financieras de liquidez, capital neto de trabajo, rotación de inventarios, de cuentas por cobrar y de activos, así como calcular la rentabilidad de la sociedad o asociación con respecto de sus ventas o actividades de recaudación, y sus activos, con sus respectivas notas, comentarios y explicaciones que completan y aclaran la información suministrada en los estados contenidos en el informe, mismo que además debería contener conclusiones generales de la situación financiera de la sociedad o asociación por el ejercicio referido, y recomendaciones para el siguiente ejercicio fiscal.
Para más Información y asesoría en materia societaria-corporativa, te invitamos a agendar una cita en administración@conajur.com e iniciar el 2024 con una Sociedad Civil o Asociación Civil con cuentas claras a sus miembros, y por ende una armonía social que permita llevar a cabo el cumplimiento del objeto social.
Mtro. Eleazar Peinado Velarde.
Mtro. Fernando Alejandro Heleria García.
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