En este artículo creamos una reflexión en cuanto a algunas actividades a revisar, previo al cierre del año 2023, hacer una retrospectiva nos permitirá evaluar el cumplimiento de objetivos y metas.
Estimado Lector.
Nos encontramos a escasos días de iniciar el último mes del año 2023, y sobre ello nos gustaría iniciar con un proceso de retrospección. Diciembre es el mes en donde podemos analizar el año; ver en qué estado estamos, identificando ¿qué se logró?, ¿que está en proceso de lograrse antes de terminar el año?, ¿y que aún no se ha logrado?, o ni siquiera se estuvo cerca de lograr. Así como el año pasado en nuestro artículo "En la Recta Final...[1]" te brindamos una reflexión, y recomendaciones al respecto, el día de hoy nos parece fundamental que este ejercicio se lleve a cabo.
Muchas empresas están preparando el cierre de su ejercicio social. Y podrán determinar en dónde están paradas respecto al siguiente año. Ahora bien, es importante que no solo se consideren aspectos contables, fiscales, financieros, y en general económicos respecto al estado de las empresas. Hay otros aspectos sumamente importantes que deberán ser considerados en la retrospectiva del año 2023, por ejemplo: ¿Hay contingencias legales activas? ¿Estamos en total cumplimiento del marco normativo de nuestro negocio o actividad? ¿Tenemos una política de integridad y cuál es su nivel de cumplimiento? ¿Hemos logrado implementar un programa de compliance efectivo? ¿Se han formalizado todos los contratos que se tenían que celebrar? ¿El objeto social de nuestra sociedad contempla todos los proyectos que la empresa implementó este año? ¿El objeto social de nuestra sociedad contempla todos los proyectos que la empresa implementará el siguiente año? ¿Nuestros estatutos sociales están actualizados conforme a la reforma a la Ley General de Sociedades Mercantiles de este año? ¿Los poderes otorgados por la sociedad están vigentes, y permanecerán así este año? ¿La firma electrónica de la sociedad está vigente? ¿La firma electrónica de los representantes legales de la sociedad está vigente? ¿Se llevaron a cabo asambleas de socios o accionistas este año, y se actualizaron los libros sociales al respecto? ¿Se está al corriente con la publicación de aviso de inscripción con la estructura del capital social y demás avisos en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía? Etc. Como puedes observar, un gran número de cuestionamientos deberán conformar el análisis retrospectivo del estado actual de la empresa.
Es importante que se considere la observancia de las diversas obligaciones corporativas que tienen las sociedades, y evaluar su nivel de cumplimiento. Asimismo, para muchas empresas el cierre de año representa la preparación para su primera asamblea general (ordinaria anual) de socios o accionistas del 2024 (la primera con grandes cambios de fondo). Este ejercicio, cuyo fundamento se encuentra en los artículos 80 y 181 de la Ley General de Sociedades Mercantiles[2] (el primero de ellos sobre Sociedades de Responsabilidad Limitada y el segundo sobre las Sociedades Anónimas), es piedra angular de los principios de transparencia y rendición de cuentas por parte de la administración de la sociedad, ya sea unipersonal o colegiada, y que busca mantener un ambiente de armonía y confianza en la propia sociedad, para que ésta se dedique a ejercer su negocio, y no a ser parte de conflictos.
Contemplando los aspectos descritos en los párrafos anteriores de este artículo, en Consultores y Auditores Jurídicos de Baja California, S.C., nos permitimos brindarte las siguientes recomendaciones para un óptimo cierre de ejercicio social.
-Realiza un inventario de las operaciones realizadas, e identifica cada uno de los instrumentos jurídicos necesarios para su soporte jurídico. En caso de omisiones o áreas de oportunidad, es un excelente momento para darle rumbo.
-En dicha revisión de instrumentos jurídicos, es importante realices una matriz de obligaciones y responsabilidades de las partes y evalúes si se cumplieron o se están cumpliendo con dichas obligaciones.
-Revisa la vigencia de los poderes otorgados por la sociedad, y calendariza cuándo tendrán que ser renovados, o identifica cuáles deberán ser revocados el siguiente año.
-Mantén vigentes las firmas electrónicas de la sociedad, y de sus representantes legales. En caso de cambio de apoderados legales no olvides realizar las modificaciones pertinentes en el SAT respecto a los datos de dichos representantes.
-Asesórate con un abogado especialista en temas corporativos, a fin de que te dé claridad respecto al estado actual de cumplimiento de las obligaciones de la sociedad, por ejemplo avisos ante la Secretaría de Economía, la actualización de libros sociales y las anotaciones pertinentes al año en curso, la expedición y entrega de títulos accionarios o certificados de partes sociales emitidos en el año en curso, etc.
-Analiza qué marcas de la empresa tendrán que ser renovadas en el año 2024, y en cuáles casos será necesario presentar la declaración de uso real y efectivo de signos distintivos.
·Previo a la convocatoria de la asamblea general ordinaria anual de socios o accionistas, analiza tus estatutos sociales para conocer la ruta a seguir en el proceso de convocatoria, es decir se tendrá que convocar por el Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles[3] de forma obligatoria según lo establece la Ley General de Sociedades Mercantiles en sus artículos 81 y 186, sin embargo considera que algunos estatutos sociales aún contemplan convocatorias por medio de cartas certificadas o publicaciones en un periódico de alta circulación, entre otros requisitos que si no son considerados podrán viciar la convocatoria, y por ende la propia asamblea. En estos casos es necesario llevar a cabo ambos procedimientos de convocatoria.
· Es importante que los administradores y comisarios tengan preparados sus respectivos informes, y los pongan a disposición de los socios o accionistas según lo establezcan los propios estatutos, o como mínimo 15 días antes de la respectiva asamblea, según se detalla en la Ley General de Sociedades Mercantiles.
· Contemplando los quórums, podría ser viable aprovechar la primera asamblea del año para empatar los estatutos sociales con la reforma a la ley General de Sociedades Mercantiles del 2023[4] . Ahora bien, considera que para llevar a cabo este tipo de reformas estatutarias es necesario se lleve a cabo una asamblea extraordinaria, por lo que tu primera asamblea del año podría ser una asamblea mixta, es decir una asamblea general ordinaria anual y extraordinaria de socios o accionistas.
· Algunas de las recomendaciones vertidas con anterioridad son también aplicables a las Sociedades Civiles y Asociaciones Civiles, por lo que éstas también deberían comenzar a preparar sus respectivos cierres de año, visualizando el próximo ejercicio social por iniciar.
Ahora bien, como lo mencionamos en nuestro artículo: [5]"REGALOS" de clientes y proveedores; y hacia autoridades, incentivan actos de corrupción…”, consideramos pertinente una vez más crear conciencia y reflexión al interior de las organizaciones, que las políticas de integridad deben ser muy precisas, pues a inicios del mes de diciembre, será cuando se inicien a recibir las diversas peticiones de dependencias
de gobierno e inclusive al interior de las empresas en donde pueden tener ya considerado los “gastos” para fin de año en donde se apoyan o patrocinan a funcionarios públicos., lo que provoca una relación viciosa que crea una cultura no propia y saludable para las empresas.
Para mayor Información y asesoría en materia societaria-corporativa, te invitamos a agendar una cita en administración@conajur.com y aprovechar nuestras promociones de cierre de año, para preparar tu próxima asamblea, e iniciar el 2024 con una Sociedad en cumplimiento de sus obligaciones corporativas.
Mtro. Eleazar Peinado Velarde.
Mtro. Fernando Alejandro Heleria García.
CONSULTORES Y AUDITORES JURÍDICOS DE BAJA CALIFORNIA S.C.
Tel de Oficina.-(663) 3220034
Móvil.-(664) 7304855
[1] https://www.conajur.com/post/en-la-recta-final [2] https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf_mov/Ley_General_de_Sociedades_Mercantiles.pdf [3] https://psm.economia.gob.mx/PSM/ [4] https://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5706076&fecha=20/10/2023#gsc.tab=0 [5] https://www.conajur.com/post/regalos-de-clientes-y-proveedores-y-hacia-autoridades-incentivan-actos-de-corrupción